Optimizar Excel

Excel es una de las herramientas más potentes y que más se suelen usar en el mundo empresarial. Daré algunos consejos para que el trabajo con esta gran herramienta sea lo más óptimo posible.

La versión de archivos Excel «xls», se quedó en desuso en el año 2007. Esta versión tenía la característica de que cada hoja del libro podía  almacenar hasta 16 millones de celdas.

A partir del año 2007 Microsoft publicó la versión de archivo «xlsx», que  incluía las siguientes mejoras:

• Ahora se pueden almacenar hasta casi 17.000 millones de celdas por  hoja.
• Los archivos ocupan hasta un 80% menos.
• Si un archivo se estropea, se pueden recuperar partes del archivo que  no estén estropeadas. Anteriormente, con los archivos «xls» si se  estropeaban, perdíamos toda la información.

Además, Microsoft pensó en otro tipo de archivo más ligero, sobre todo para  hojas de cálculo de consulta. Para esto creo el formato «xlsb» (o libro  binario). Este formato ocupa menos que el «xlsx», es más rápido, pero  tiene la particularidad que si el archivo se estropea, perdemos toda la  información, por eso está mas indicado para hojas de consulta y no  hojas que tengamos que ir constantemente alimentando con datos.

Copia de datos – Problemas y soluciones

Es común que los usuarios muchas veces se pregunten, ¿como es que he copiado muy pocos datos de un libro Excel a otro y este ahora ocupe más o casi lo mismo que archivo origen?

¿Por que he creado un libro Excel nuevo a través de unos datos copiados de otro libro Excel y ahora tarda tanto en abrirse el archivo?

La respuesta a esto la tenemos en que generalmente los usuarios cuando van a copiar datos de una hoja del libro a otro libro, hacen un seleccionar todo, copiar y pegar. No tenemos en cuenta en que si hacemos esto, las celdas en blanco, también se copian, vacías, pero algo de información se copia. Cuando creamos un libro Excel, las celdas en blanco están como inactivas, pero si las copiamos, si que se quedan activadas y por lo tanto, ocupan espacio y además se procesan como si tuviesen información. 

Esto con los archivos «xls» y los ordenadores actuales, quizás que al copiar 16 millones de celdas, pues el equipo no se ralentice mucho, pero claro, esto lo hacemos con un archivo «xlsx» y al seleccionar todo y copiar, copiamos 17.000 millones de celdas y en este caso, el ordenador si tiene que hacer muchas operaciones. 

La solución a esto es copiar sólo la información necesaria, ni más ni menos.

Voy a explicar diferentes métodos que existen para copiar información de una hoja de un libro Excel. 

MÉTODO 1

Me situo en la celda 1A y pulso las teclas CTRL+E

Luego pego esta información con normalidad en una nueva hoja.

MÉTODO 2

Me situo en la celda 1A y pulso la tecla CTRL+MAYÚSCULAS (y sin soltarlas) pulso la tecla cursor derecha (y selecciono todas las  columnas con datos) y la tecla cursor hacía abajo (y selecciono todas las filas con datos) Luego copio y pego esta información con normalidad en una nueva hoja.

MÉTODO 3 – QUIERO SOLO TODAS LAS FILAS DE ALGUNAS COLUMNAS

Selecciona las columnas que quieras con el ratón, y con ellas  seleccionadas, pulsa la tecla CTRL+MAYÚSCULAS (y sin soltarlas) el  cursor con la flecha hacía abajo. Con esto seleccionaremos todas las  filas de las columnas que queramos.

Luego pego esta información con normalidad en una nueva hoja.

Siguiendo estos consejos conseguiremos que nuestras hojas de Excel sean más rápidas y que ocupen menos espacio al tratar solo la información necesaria y no más.

Configurar Cálculo Manual

Por defecto Excel esta configurado con el «Calculo Automático» de operaciones. Cuando tenemos un libro grande, si modificamos cualquier dato o aplicamos un filtro, Excel automáticamente recalcula todo el libro. Esto nos puede ralentizar el trabajo, sobre todo cuando la hoja es grande y nosotros únicamente queremos aplicar un filtro por ejemplo y no tenemos necesidad de recalcular la hoja.

En ocasiones, cuando Excel tiene que recalcular una hoja voluminosa, hacer hacer muchas operaciones, generalmente Excel está configurado para utilizar todos los procesadores de nuestro equipo, por lo que durante el tiempo que esté realizando los cálculos, no podremos hacer otra cosa, salvo que indiquemos que para operaciones, no utilice todos los procesadores del equipo. Esta es la típica queja de que cuando trabajo con un Excel, se me bloquea el equipo. 

La solución para esto es configurar un «Cálculo Manual».

Cuando a nosotros nos interese podemos realizar un re-cálculo manual de la hoja pulsando «F9» o bien a través del comando «Calcular Ahora».